Idara ya Kazi ya Marekani inahitaji Ukuzaji wa Nguvu Kazi ya Iowa (IWD) kufanya Ukaguzi wa Akaunti ya Kodi ya Bima ya Watu wasio na Ajira (UI) kwa asilimia ya waajiri wa Iowa kila mwaka. Wengine huchaguliwa ili kuthibitisha kuwa mishahara inaripotiwa ipasavyo au watu binafsi wameainishwa ipasavyo kwa mujibu wa sheria ya UI. Sharti hili husababisha maelfu kadhaa ya waajiri wa Iowa kuchaguliwa kwa Ukaguzi wa Akaunti ya Ushuru ya UI. Ukaguzi unafanywa ili kuhakikisha utiifu wa masharti ya Kanuni ya Iowa Sehemu ya 96.11.6A na Kanuni ya Utawala ya Iowa 871, Sura ya 22.17(4) .
Ukaguzi wa UI una madhumuni mawili:
- Ili kuthibitisha mishahara inaripotiwa kwa usahihi
- Ili kuhakikisha wafanyikazi wote wameainishwa kwa usahihi kama wafanyikazi au wakandarasi huru
Biashara zilizo na au zisizo na akaunti ya UI inayotumika zinaweza kuchaguliwa kwa ukaguzi ili kubaini ikiwa ni mwajiri anayewajibika. Mkaguzi anaweza kujibu maswali yoyote kuhusu sheria ya UI kama inavyohusiana na kuripoti watu binafsi.
Wakaguzi wa shamba hupewa maeneo maalum kote Iowa. Maeneo hupewa kulingana na msimbo wa anwani ya barua pepe kwenye akaunti ya waajiri.
Tafuta mkaguzi wa sehemu ya UI aliyekabidhiwa eneo lako.
Muda wa Muda na Muda wa Ukaguzi
Ukaguzi kawaida huchukua mwaka mmoja wa kalenda. Barua ya Arifa ya Ukaguzi, waajiri waliochaguliwa watapokea, itaonyesha mwaka wa ukaguzi. Inaweza kuhitajika kupanua hadi miaka mingine ikiwa masuala yatagunduliwa. Ikiwa ndivyo, mkaguzi ataomba rekodi kwa miaka ya ziada.
Muda wa kufanya ukaguzi unatofautiana sana kutoka kwa mwajiri hadi mwajiri. Inategemea hasa ukubwa wa mwajiri, hali ya rekodi za mwajiri na idadi ya masuala yaliyokutana. Kazi nyingi za shambani zinazofanywa kwa waajiri wa ukubwa mdogo hadi wa kati (wafanyakazi 1-50) hukamilika kwa siku moja au chini ya hapo. Kazi ya shambani ya ukaguzi inaweza kuchukua muda mrefu kwa waajiri wakubwa (zaidi ya wafanyikazi 50).
Kupanga Ukaguzi
Mkaguzi atapanga tarehe na wakati wa ukaguzi. Mwajiri atajulishwa kwa barua au simu. Ukaguzi kwa kawaida hufanywa Jumatatu hadi Ijumaa (bila likizo) kati ya saa 8:00 asubuhi na 4:30 jioni. Mkaguzi atajaribu kunyumbulika iwezekanavyo ili kupunguza usumbufu wowote kwa shughuli za biashara. Ukaguzi kwa kawaida hufanywa katika biashara, hata hivyo, kwa idhini sahihi ukaguzi unaweza kufanywa katika ofisi ya mhasibu wa mwajiri.
Mkaguzi au mwajiri anaweza kupanga upya ukaguzi wakati hali zisizotarajiwa zinatokea. Arifa ya haraka inapaswa kutolewa wakati tarehe iliyopangwa haiwezi kuwekwa. Maombi ya kuratibiwa upya yanapaswa kuwekwa kwa kiwango cha chini.
Ushiriki Wakati wa Ukaguzi
Mmiliki wa biashara hatakiwi kuwepo kwenye ukaguzi. Mwakilishi wa wafanyikazi anaweza kuteuliwa kufanya kazi moja kwa moja na mkaguzi. Ikiwezekana, mmiliki anapaswa kupatikana kwa simu.
Mkaguzi anaweza kufanya kazi moja kwa moja na mhasibu ikiwa ni wakala anayefanya kazi kwenye akaunti ya kodi ya mwajiri. Ikiwa hakuna wakala anayefanya kazi kwenye akaunti, mwajiri anaweza kumteua wakala kwenye myIowaUI au kuteua wakala kwa kujaza sehemu ya Uidhinishaji wa Mwajiri ya Hojaji ya Ukaguzi wa Awali. Mmiliki anapaswa kupatikana kwa simu ili kujibu maswali ambayo wakala hawezi.
Kumbukumbu zilizochunguzwa na Mkaguzi
Kanuni ya Utawala ya Iowa 871 Sura ya 22.1 inawahitaji waajiri wote kuweka rekodi za kutosha za kuripoti orodha ya malipo. Nyaraka zote zinazotumika kufuatilia malipo zinapaswa kutolewa.
Rekodi zilizoombwa kuchunguzwa zimeorodheshwa hapa chini na katika barua ya Arifa ya Ukaguzi. Rekodi zozote zinazotunzwa katika muundo wa kielektroniki hazihitaji kuchapishwa, mradi tu mkaguzi amepewa ufikiaji. Rekodi za ziada zinaweza kuombwa wakati wa ukaguzi.
- IRS 940, 941, 1099, 1096
- Rekodi za mapato ya kila mfanyakazi
- W-2 na W-3
- Maelezo ya jumla ya leja/chati ya hesabu
- Kurudisha kodi ya mapato ya biashara
- Taarifa za fedha
- Jarida la utoaji wa pesa
- Rekodi ndogo za pesa
- Daftari la malipo, jarida au karatasi za wakati
- Dakika za ushirika
- Orodha ya wauzaji wakuu / faili za muuzaji
- Taarifa za benki
- Hundi zilizoghairiwa, rejista ya hundi au vijiti
- Rekodi zingine zozote zinazoonyesha malipo kwa watu binafsi kwa huduma zilizofanywa
- Hati zinazoonyesha malipo yasiyo ya malipo kwa watu binafsi, kama vile: ankara, kadi za biashara, vyeti vya bima, kandarasi, risiti, n.k.
Ikiwa rekodi haziwezi kutolewa kwa tarehe iliyopangwa, wasiliana na mkaguzi mara moja. Mkaguzi atapanga upya ukaguzi ili kuruhusu mwajiri muda mwafaka wa kukusanya kumbukumbu.
Chini ya sheria ya Iowa waajiri wanatakiwa kutoa rekodi kwa ajili ya uchunguzi kama ilivyofafanuliwa katika Kanuni ya Utawala ya Iowa 871 Sura ya 22.17(2) . Kukataa kutoa rekodi kunaweza kusababisha mwito kwa mujibu wa Kanuni ya Utawala ya Iowa 871 Sura ya 22.17(3) .
Malipo kwa watu binafsi ambayo hayakuchakatwa kupitia mfumo wa malipo lazima yachambuliwe. Idara ya Kazi ya Marekani na Kanuni ya Utawala ya Iowa 871 Sura ya 22.17 inahitaji kila ukaguzi ujumuishe utafutaji wa mishahara ambayo haijaripotiwa na/au wafanyakazi walioainishwa vibaya. Aina hizi za malipo zinaweza kupatikana wakati wa kukagua rekodi zisizo za malipo.
Wakandarasi Wanaojitegemea
Chini ya sheria ya UI ya Iowa, mtu anayelipwa kwa huduma anazofanya anachukuliwa kuwa mfanyakazi isipokuwa ukweli utabaini kuwa mfanyakazi ni mkandarasi huru. Maamuzi kuhusu mahusiano ya mwajiri na mwajiriwa na mahusiano ya wakandarasi huru yanatokana na Kanuni ya Utawala ya Iowa 871 Sura ya 23.19 .
Matokeo ya Ukaguzi
Mkaguzi atajadili matokeo ya awali ya ukaguzi baada ya kumaliza kazi ya shambani. Aidha, Ripoti ya Baada ya Ukaguzi itatumwa kwa njia ya posta ukaguzi utakapokamilika. Mwajiri anaweza kutazama akaunti yake ya mtandaoni kwa mabadiliko yoyote.
Mkaguzi atawasiliana na mwajiri na kuomba malipo kwa kiasi chochote kinachodaiwa. Mwajiri anaweza kufanya malipo kwa njia ya kielektroniki au kwa barua. Ikiwa malipo kamili hayawezi kufanywa mwishoni mwa ukaguzi, mpango wa malipo unaweza kuanzishwa. Ikiwa ukaguzi utaunda mkopo, mwajiri anaweza kutumia kiasi hicho kwenye ripoti ya robo mwaka inayofuata au kuomba kurejeshewa pesa.
Maamuzi yanayofanywa kulingana na matokeo ya ukaguzi yanaweza kukata rufaa. Maagizo ya rufaa yamejumuishwa katika Ripoti ya Baada ya Ukaguzi.