Ministarstvo rada Sjedinjenih Američkih Država zahtijeva od Odjela za razvoj radne snage Iowe (IWD) da svake godine nasumično izvrši reviziju poreznog računa za osiguranje za slučaj nezaposlenosti (UI) nad određenim postotkom poslodavaca u Iowi. Ostali se biraju kako bi provjerili da li se plate ispravno prijavljuju ili da li su pojedinci ispravno klasifikovani u skladu sa zakonom o osiguranju za slučaj nezaposlenosti. Ovaj zahtjev rezultira time da je nekoliko hiljada poslodavaca u Iowi odabrano za reviziju poreznog računa za slučaj nezaposlenosti. Revizije se provode kako bi se osigurala usklađenost s odredbama člana 96.11.6A Zakona o Iowi i Administrativnog zakona Iowe 871, poglavlje 22.17(4) .
UI revizije imaju dvije svrhe:
- Da se provjeri tačnost prikaza plata
- Kako bi se osiguralo da su svi radnici ispravno klasifikovani kao zaposleni ili nezavisni izvođači radova
Preduzeća sa ili bez aktivnog UI računa mogu biti odabrana za reviziju kako bi se utvrdilo da li su odgovorni poslodavci. Revizor može odgovoriti na sva pitanja u vezi sa zakonom o UI u vezi sa prijavljivanjem pojedinaca.
Terenski revizori su raspoređeni na određene teritorije širom Iowe. Teritorije se dodjeljuju na osnovu poštanske adrese na računu poslodavca.
Pronađite terenskog revizora korisničkog interfejsa dodijeljenog vašem području.
Vremenski period i trajanje revizije
Revizija obično pokriva jednu kalendarsku godinu. Pismo s obavijesti o reviziji, koje primaju odabrani poslodavci, navest će godinu revizije. Možda će biti potrebno proširiti reviziju na druge godine ako se otkriju problemi. U tom slučaju, revizor će zatražiti evidenciju za dodatne godine.
Dužina vremena potrebnog za provođenje revizije značajno varira od poslodavca do poslodavca. To prvenstveno zavisi od veličine poslodavca, stanja evidencije poslodavca i broja uočenih problema. Većina terenskog rada koji se obavlja kod malih i srednjih poslodavaca (1-50 zaposlenih) završava se za jedan dan ili manje. Terenski rad revizije može trajati duže za veće poslodavce (preko 50 zaposlenih).
Zakazivanje revizije
Revizor će odrediti datum i vrijeme revizije. Poslodavac će biti obaviješten poštom ili telefonom. Revizije se obično provode od ponedjeljka do petka (osim praznika) između 8:00 i 16:30 sati. Revizor će pokušati biti što fleksibilniji kako bi smanjio sve poremećaje u poslovanju. Revizije se obično provode u preduzeću, međutim, uz odgovarajuće ovlaštenje, revizije se mogu održati i u kancelariji računovođe poslodavca.
Revizor ili poslodavac mogu promijeniti termin revizije kada se pojave nepredviđene okolnosti. Treba odmah obavijestiti kada se zakazani datum ne može ispoštovati. Zahtjevi za promjenu termina trebaju se svesti na minimum.
Učešće tokom revizije
Vlasnik preduzeća nije obavezan da bude prisutan tokom revizije. Može se odrediti predstavnik osoblja koji će direktno sarađivati sa revizorom. Ako je moguće, vlasnik bi trebao biti dostupan telefonom.
Revizor može direktno sarađivati s računovođom ako je aktivni agent na poreskom računu poslodavca. Ako na računu nema aktivnog agenta, poslodavac može dodijeliti agenta na myIowaUI ili odrediti agenta popunjavanjem odjeljka Ovlaštenje poslodavca u Upitniku prije revizije. Vlasnik bi trebao biti dostupan telefonom kako bi odgovorio na pitanja na koja agent ne može.
Zapisi koje je pregledao revizor
Poglavlje 22.1 Administrativnog zakona Iowe 871 zahtijeva od svih poslodavaca da vode adekvatne evidencije za prijavljivanje plata. Treba dostaviti sve dokumente koji se koriste za praćenje plata.
Zapisi za koje se traži pregled navedeni su u nastavku i u pismu s obavijesti o reviziji. Nije potrebno štampati zapise koji se vode u elektronskom formatu, pod uslovom da revizor ima pristup. Dodatni zapisi mogu se zatražiti u vrijeme revizije.
- Porezni brojevi 940, 941, 1099, 1096
- Evidencija zarade svakog zaposlenika
- W-2 i W-3 obrasci
- Detalji glavne knjige/kontni plan
- Poreska prijava za poslovni dohodak
- Finansijski izvještaji
- Dnevnik isplate gotovine
- Evidencija sitnog novca
- Platni dnevnik, dnevnik ili evidencija radnog vremena
- Zapisnik sa sastanka/sastanka
- Glavni popis dobavljača/datoteke dobavljača
- Bankovni izvodi
- Poništeni čekovi, blagajna ili otpisi čekova
- Bilo koji drugi zapisi koji pokazuju plaćanja pojedincima za pružene usluge
- Dokumenti koji pokazuju isplate koje nisu vezane za plate pojedincima, kao što su: fakture, vizit karte, potvrde o osiguranju, ugovori, priznanice itd.
Ako se zapisi ne mogu dostaviti na zakazani datum, odmah kontaktirajte revizora. Revizor će ponovo zakazati reviziju, dajući poslodavcu razumno vrijeme za prikupljanje zapisa.
Prema zakonu države Iowa, poslodavci su dužni dostaviti dokumentaciju na pregled kako je definirano u Administrativnom zakoniku države Iowa 871, Poglavlje 22.17(2) . Odbijanje dostavljanja dokumentacije može rezultirati sudskim pozivom u skladu s Administrativnim zakonikom države Iowa 871, Poglavlje 22.17(3) .
Isplate pojedincima koje nisu obrađene putem sistema obračuna plata moraju se analizirati. Ministarstvo rada Sjedinjenih Američkih Država i Administrativni zakonik Iowe 871 Poglavlje 22.17 zahtijevaju da svaka revizija uključuje pretragu neprijavljenih plata i/ili pogrešno klasifikovanih radnika. Ove vrste isplata mogu se pronaći prilikom pregleda evidencija koje nisu vezane za obračun plata.
Nezavisni izvođači radova
Prema zakonu države Iowa, osoba koja prima platu za pružene usluge smatra se zaposlenikom, osim ako činjenice ne utvrde da je radnik nezavisni izvođač radova. Odluke o odnosima između poslodavca i zaposlenika i odnosima nezavisnih izvođača radova zasnivaju se na Administrativnom zakoniku Iowe 871, Poglavlje 23.19 .
Rezultati revizije
Revizor će razgovarati o preliminarnim rezultatima revizije nakon završetka terenskog rada. Osim toga, Izvještaj o naknadnoj reviziji bit će poslan poštom nakon završetka revizije. Poslodavac može pregledati svoj online račun za sve promjene.
Revizor će kontaktirati poslodavca i zatražiti isplatu svih dospjelih iznosa. Poslodavac može izvršiti uplatu elektronskim putem ili poštom. Ako se puna uplata ne može izvršiti na kraju revizije, može se uspostaviti plan plaćanja. Ako revizija stvori kredit, poslodavac može primijeniti iznos na sljedeći kvartalni izvještaj ili zatražiti povrat novca.
Na odluke donesene na osnovu nalaza revizije može se uložiti žalba. Upute za žalbu nalaze se u Izvještaju o post-reviziji.