El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos exige que el Departamento de Desarrollo de la Fuerza Laboral de Iowa (IWD) realice anualmente, de forma aleatoria, una auditoría de la cuenta tributaria del Seguro de Desempleo (UI) a un porcentaje de empleadores de Iowa. Se seleccionan otros para verificar que los salarios se declaren correctamente o que las personas estén clasificadas correctamente según la ley del UI. Este requisito resulta en la selección de miles de empleadores de Iowa para una auditoría de la cuenta tributaria del UI. Las auditorías se realizan para garantizar el cumplimiento de las disposiciones del Código de Iowa, Sección 96.11.6A, y del Código Administrativo de Iowa, Sección 871, Capítulo 22.17(4) .
Las auditorías de UI tienen dos propósitos:
- Para verificar que la nómina se informa con precisión
- Para garantizar que todos los trabajadores estén clasificados correctamente como empleados o contratistas independientes
Las empresas, con o sin una cuenta activa de Seguro de Desempleo (UI), podrían ser seleccionadas para una auditoría para determinar si son empleadores responsables. El auditor podrá responder cualquier pregunta sobre la ley de Seguro de Desempleo en relación con la presentación de informes.
Los auditores de campo se asignan a territorios específicos en todo Iowa. Los territorios se asignan según el código postal de la dirección postal en la cuenta del empleador.
Localice al auditor de campo de UI asignado a su área.
Periodo de tiempo y duración de una auditoría
La auditoría suele abarcar un año calendario. La carta de notificación de auditoría, que reciben algunos empleadores, indicará el año de la auditoría. Podría ser necesario ampliarla a otros años si se detectan problemas. De ser así, el auditor solicitará los registros de años adicionales.
El tiempo que lleva realizar una auditoría varía considerablemente entre empleadores. Depende principalmente del tamaño del empleador, el estado de sus registros y el número de problemas detectados. La mayoría de las auditorías de campo realizadas en empleadores pequeños y medianos (de 1 a 50 empleados) se completan en un día o menos. En el caso de empleadores más grandes (de más de 50 empleados), la auditoría de campo puede tardar más.
Programación de la auditoría
El auditor fijará la fecha y hora de la auditoría. Se notificará al empleador por correo o teléfono. Las auditorías suelen realizarse de lunes a viernes (excepto festivos) entre las 8:00 y las 16:30. El auditor procurará ser lo más flexible posible para minimizar cualquier interrupción en las operaciones comerciales. Las auditorías se realizan normalmente en la empresa; sin embargo, con la debida autorización, pueden realizarse en la oficina del contador del empleador.
El auditor o empleador podrá reprogramar la auditoría cuando surjan circunstancias imprevistas. Se deberá notificar de inmediato si no se puede cumplir con la fecha programada. Las solicitudes de reprogramación deberán minimizarse.
Participación durante la auditoría
No es necesario que el propietario de la empresa esté presente en la auditoría. Se puede designar a un representante del personal para que trabaje directamente con el auditor. De ser posible, el propietario debe estar disponible por teléfono.
Un auditor puede trabajar directamente con un contador si este es un agente activo en la cuenta de impuestos del empleador. Si no hay un agente activo en la cuenta, el empleador puede asignar un agente en myIowaUI o designarlo completando la sección "Autorización del Empleador" del Cuestionario Previo a la Auditoría. El propietario debe estar disponible por teléfono para responder preguntas que el agente no pueda responder.
Registros examinados por el auditor
El Código Administrativo de Iowa, artículo 871, capítulo 22.1, exige que todos los empleadores mantengan registros adecuados para la declaración de nómina. Se deben proporcionar todos los documentos utilizados para el seguimiento de la nómina.
Los registros solicitados para su examen se enumeran a continuación y en la carta de notificación de auditoría. No es necesario imprimir los registros que se mantengan en formato electrónico, siempre que el auditor tenga acceso a ellos. Se pueden solicitar registros adicionales durante la auditoría.
- IRS 940, 941, 1099, 1096
- Registros de ganancias de cada empleado
- Formularios W-2 y W-3
- Detalle del libro mayor/plan de cuentas
- Declaración de impuestos sobre la renta empresarial
- Estados financieros
- Diario de desembolsos de efectivo
- Registros de caja chica
- Registro de nómina, diario o planillas de horas
- Actas corporativas
- Listado maestro de proveedores/archivos de proveedores
- Extractos bancarios
- Cheques cancelados, registro de cheques o talones
- Cualquier otro registro que muestre pagos a personas por servicios prestados
- Documentos que acrediten pagos no nómina a personas físicas, tales como: facturas, tarjetas de presentación, certificados de seguro, contratos, recibos, etc.
Si no se pueden entregar los registros en la fecha programada, comuníquese con el auditor de inmediato. El auditor reprogramará la auditoría, lo que le dará al empleador un tiempo razonable para recopilar los registros.
Según la ley de Iowa, los empleadores deben proporcionar registros para su examen, según se define en el Código Administrativo de Iowa, artículo 871, capítulo 22.17(2) . La negativa a proporcionarlos puede dar lugar a una citación judicial, de conformidad con el artículo 871, capítulo 22.17(3) del Código Administrativo de Iowa .
Los pagos a personas que no se procesaron a través del sistema de nómina deben analizarse. El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y el Código Administrativo de Iowa, Sección 871, Capítulo 22.17, exigen que cada auditoría incluya la búsqueda de salarios no declarados o trabajadores mal clasificados. Este tipo de pagos puede detectarse al examinar registros no relacionados con la nómina.
Contratistas independientes
Según la ley de Seguro de Desempleo de Iowa, se presume que una persona que recibe pago por servicios prestados es un empleado, a menos que los hechos determinen que es un contratista independiente. Las determinaciones relativas a las relaciones entre empleadores y empleados, así como las relaciones con contratistas independientes, se basan en el Código Administrativo de Iowa, Título 871, Capítulo 23.19 .
Resultados de una auditoría
El auditor analizará los resultados preliminares de la auditoría una vez finalizado el trabajo de campo. Además, se enviará por correo un informe posterior a la auditoría una vez finalizada. El empleador podrá consultar su cuenta en línea para comprobar si se han producido cambios.
El auditor se pondrá en contacto con el empleador y solicitará el pago de cualquier cantidad adeudada. El empleador puede realizar el pago electrónicamente o por correo postal. Si no se puede realizar el pago completo al finalizar la auditoría, se puede establecer un plan de pago. Si la auditoría genera un crédito, el empleador puede aplicar el importe al siguiente informe trimestral o solicitar un reembolso.
Las decisiones tomadas con base en los hallazgos de auditoría pueden apelarse. Las instrucciones para apelar se incluyen en el Informe Posterior a la Auditoría.