Le Département du Travail des États-Unis exige que l'Iowa Workforce Development (IWD) effectue chaque année un audit aléatoire des comptes d'impôt sur l'assurance chômage (AC) auprès d'un certain pourcentage d'employeurs de l'Iowa. D'autres sont sélectionnés pour vérifier que les salaires sont correctement déclarés ou que les personnes sont correctement classées conformément à la législation sur l'AC. Cette exigence conduit à la sélection de plusieurs milliers d'employeurs de l'Iowa pour un audit des comptes d'impôt sur l'AC. Ces audits sont menés afin de garantir le respect des dispositions de l'article 96.11.6A du Code de l'Iowa et du chapitre 22.17(4) de l'article 871 du Code administratif de l'Iowa .
Les audits d'interface utilisateur ont deux objectifs :
- Pour vérifier que la paie est déclarée avec exactitude
- Pour garantir que tous les travailleurs sont correctement classés comme employés ou entrepreneurs indépendants
Les entreprises, qu'elles aient ou non un compte d'assurance-chômage actif, peuvent faire l'objet d'un audit afin de déterminer leur responsabilité. L'auditeur peut répondre à toutes vos questions concernant la loi sur l'assurance-chômage et ses implications pour les personnes déclarantes.
Les auditeurs de terrain sont affectés à des territoires spécifiques dans l'Iowa. Les territoires sont attribués en fonction du code postal de l'adresse postale figurant sur le compte de l'employeur.
Localisez l’auditeur de champ d’interface utilisateur affecté à votre zone.
Période et durée d'un audit
L'audit couvre généralement une année civile. La lettre de notification d'audit, envoyée aux employeurs sélectionnés, indiquera l'année de l'audit. Il peut être nécessaire d'étendre l'audit à d'autres années si des problèmes sont découverts. Dans ce cas, l'auditeur demandera des documents pour des années supplémentaires.
La durée d'un audit varie considérablement d'un employeur à l'autre. Elle dépend principalement de la taille de l'entreprise, de l'état de ses dossiers et du nombre de problèmes rencontrés. La plupart des audits sur le terrain effectués auprès des PME (1 à 50 salariés) sont réalisés en une journée ou moins. Ils peuvent être plus longs pour les grandes entreprises (plus de 50 salariés).
Planification de l'audit
L'auditeur fixera la date et l'heure de l'audit. L'employeur sera informé par courrier ou par téléphone. Les audits ont généralement lieu du lundi au vendredi (hors jours fériés) entre 8h00 et 16h30. L'auditeur s'efforcera de faire preuve de la plus grande flexibilité possible afin de minimiser les perturbations des activités de l'entreprise. Les audits sont généralement effectués dans l'entreprise, mais, avec l'autorisation appropriée, ils peuvent être effectués au bureau du comptable de l'employeur.
L'auditeur ou l'employeur peut reporter l'audit en cas de circonstances imprévues. Si la date prévue ne peut être respectée, il convient d'en informer immédiatement l'auditeur. Les demandes de report doivent être limitées au minimum.
Participation pendant l'audit
La présence du propriétaire de l'entreprise n'est pas obligatoire lors de l'audit. Un représentant du personnel peut être désigné pour travailler directement avec l'auditeur. Si possible, le propriétaire doit être joignable par téléphone.
Un auditeur peut collaborer directement avec un comptable s'il est mandataire actif sur le compte fiscal de l'employeur. En l'absence de mandataire actif sur le compte, l'employeur peut en désigner un sur myIowaUI ou en désigner un en remplissant la section « Autorisation de l'employeur » du questionnaire préalable à l'audit. Le responsable doit être joignable par téléphone pour répondre aux questions auxquelles l'agent n'est pas autorisé.
Dossiers examinés par l'auditeur
Le Code administratif de l'Iowa, chapitre 22.1, 871, exige que tous les employeurs tiennent des registres adéquats pour la déclaration des salaires. Tous les documents utilisés pour le suivi des salaires doivent être fournis.
Les documents demandés pour examen sont listés ci-dessous et dans la lettre de notification d'audit. Les documents conservés sous format électronique n'ont pas besoin d'être imprimés, à condition que l'auditeur y ait accès. Des documents supplémentaires peuvent être demandés au moment de l'audit.
- IRS 940, 941, 1099, 1096
- Registres des gains de chaque employé
- W-2 et W-3
- Détail du grand livre général/plan comptable
- Déclaration de revenus des entreprises
- États financiers
- Journal des décaissements
- Registres de petite caisse
- Registre de paie, journal ou feuilles de temps
- Procès-verbaux d'entreprise
- Liste principale des fournisseurs/fichiers des fournisseurs
- Relevés bancaires
- Chèques annulés, registre de chèques ou talons de chèques
- Tout autre document montrant des paiements à des particuliers pour des services rendus
- Documents montrant des paiements non salariaux à des particuliers, tels que : factures, cartes de visite, certificats d'assurance, contrats, reçus, etc.
Si les dossiers ne peuvent être fournis à la date prévue, contactez immédiatement l'auditeur. Ce dernier reprogrammera l'audit en accordant à l'employeur un délai raisonnable pour rassembler les dossiers.
En vertu de la loi de l'Iowa, les employeurs sont tenus de fournir des dossiers pour examen, conformément au Code administratif de l'Iowa, article 871, chapitre 22.17(2) . Tout refus de fournir des dossiers peut entraîner une assignation à comparaître conformément au Code administratif de l'Iowa, article 871, chapitre 22.17(3) .
Les paiements versés à des personnes qui n'ont pas été traités par le système de paie doivent être analysés. Le Département du Travail des États-Unis et le Code administratif de l'Iowa (chapitre 871, chapitre 22.17) exigent que chaque audit inclue une recherche de salaires non déclarés et/ou de travailleurs mal classés. Ces types de paiements peuvent être détectés lors de l'examen des documents non liés à la paie.
Entrepreneurs indépendants
En vertu de la loi sur l'assurance-chômage de l'Iowa, une personne rémunérée pour des services rendus est présumée être un employé, sauf si les faits établissent qu'elle est un entrepreneur indépendant. Les décisions concernant les relations employeur-employé et les relations d'entrepreneur indépendant sont fondées sur le Code administratif de l'Iowa, article 871, chapitre 23.19 .
Résultats d'un audit
L'auditeur présentera les résultats préliminaires de l'audit à l'issue des travaux sur le terrain. Un rapport post-audit sera également envoyé par courrier une fois l'audit terminé. L'employeur peut consulter son compte en ligne pour tout changement.
L'auditeur contactera l'employeur et lui demandera le paiement de toute somme due. L'employeur peut effectuer le paiement par voie électronique ou par courrier. Si le paiement intégral ne peut être effectué à la fin de l'audit, un plan de paiement peut être établi. Si l'audit crée un crédit, l'employeur peut l'imputer au prochain rapport trimestriel ou demander un remboursement.
Les décisions prises sur la base des conclusions de l'audit sont susceptibles d'appel. Les instructions relatives à l'appel sont incluses dans le rapport post-audit.