Unidades empleadoras

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La Ley de Seguridad del Empleo de Iowa (Código de Iowa 96.1A.14 “Definiciones / Empleador”) define una unidad empleadora como un individuo (propietario único) o tipo de organización que actualmente tiene o tuvo en su empleo a uno o más individuos que realizan servicios dentro de Iowa. Las entidades legales con sede en Iowa, como una corporación, compañía de responsabilidad limitada y sociedad de responsabilidad limitada deben estar registradas como tales con la Secretaría de Estado de Iowa (SOS). El nombre comercial legal registrado con IWD debe coincidir exactamente con los registros de SOS. IWD utiliza el término “Empleador” en lugar de “unidad empleadora” para establecer una distinción entre Unidad empleadora y Unidad informante al describir la responsabilidad y los procedimientos relacionados con MyIowaUI y la cuenta SUTA del Empleador. Unidad empleadora y Unidad informante no son términos intercambiables ni se consideran términos sinónimos.

Se considera empleador a cualquier:

  • Corporación (nacional o extranjera) o compañía de seguros
  • Sociedad de responsabilidad limitada
  • Propietario único
  • Asociación
  • Gobierno estatal o local
  • Fideicomiso/patrimonio
  • Receptor o síndico en caso de quiebra
  • Asociación

Responsabilidades del empleador

Dentro de los 30 días posteriores al primer pago de salarios a empleados que trabajan en Iowa o a la adquisición de una empresa existente, todos los empleadores deben registrar una cuenta de impuestos del Seguro de Desempleo (UI) con el Departamento de Desarrollo de la Fuerza Laboral de Iowa (IWD) en myIowaUI.org . Con base en la información proporcionada, sabrá si es un empleador responsable y si está obligado a pagar contribuciones al Seguro de Desempleo (UI). Los empleadores de otros estados deben registrar una cuenta de impuestos del UI tan pronto como se hayan pagado los salarios a un empleado que trabaja en Iowa.

MyIowaUI – Sistema de impuestos en línea del Seguro de Desempleo (UI) de Iowa

myIowaUI.org es el sistema tributario seguro en línea de IWD para que los empleadores administren sus cuentas de impuestos de desempleo. El sistema permite al empleador o a su agente externo autorizado (TPA):

  • Registrar una nueva empresa electrónicamente
  • Presentar informes trimestrales electrónicamente
  • Calcular salarios gravables y contribuciones adeudadas
  • Programar pagos
  • Presentar ajustes salariales
  • Ver información histórica de la cuenta
  • Ver y actualizar la información de la cuenta
  • Recibir y ver correspondencia electrónica
  • Asignar agente y roles (solo acceso de usuario empleador)
  • Un agente externo debe usar su cuenta de agente registrada para acceder y administrar la cuenta MyIowaUI de su cliente (empleador). En ningún caso un agente podrá hacerse pasar fraudulentamente por el empleador ni acceder a MyIowaUI con las credenciales de inicio de sesión de un empleador. Esto se considera acceso no autorizado (robo de identidad) y falsedad en la información a una agencia gubernamental. De detectarse, las credenciales de inicio de sesión del empleador y el acceso de agente asignado se revocarán sin previo aviso. El acceso no se restaurará hasta que IWD confirme directamente con el empleador y reciba confirmación por escrito de que el tercero está autorizado a acceder a su cuenta.

MyIowaUI – Información de la cuenta del empleador

Para proteger sus derechos y evitar posibles sanciones e intereses por presentación tardía, es responsabilidad del empleador garantizar que toda la información de contacto comercial sea precisa y esté actualizada. Un usuario empleador o un tercero autorizado puede actualizar la información de su cuenta en myIowaUI.org .

Registros de nómina

Si contrata a personas en Iowa, es su responsabilidad como empleador mantener registros de nómina precisos. Estos registros deben incluir el número total de empleados, así como la siguiente información para cada uno:

  • Nombre
  • Número de seguro social
  • Días y semanas calendario trabajados
  • Ganancias por cada período empleado

Los empleadores deben conservar los registros durante un mínimo de cinco años a partir del año calendario en que se pagaron los salarios. Si un empleador tiene más de una sede física, los registros deben conservarse por sede.

Contribución del empleador y nómina

  • Si se determina que la empresa es responsable, el empleador debe presentar un informe trimestral detallado de salarios y realizar un pago electrónico cada trimestre. El pago debe realizarse antes de la fecha de vencimiento para evitar una multa por presentación tardía o intereses.
  • La presentación trimestral sigue siendo necesaria incluso si no tiene empleo en un trimestre de informe específico.
  • El informe trimestral tiene varias funciones:
  • Proporciona un registro de los salarios que el empleador ha pagado a cada trabajador individual.

  • Los salarios pagados son esenciales para determinar la elegibilidad de cada empleado para el UI y para calcular el monto de su beneficio semanal del UI.

  • Calcula el total de salarios y salarios gravables pagados durante el trimestre.

  • Los salarios imponibles pagados son un factor primordial para determinar la tasa de impuesto de seguro de desempleo anual del empleador.

  • Envía electrónicamente su Informe de lugares de trabajo múltiples si presenta los salarios por unidad de informe.
  • Los empleadores pueden hacer correcciones o ajustar las líneas salariales individuales en myIowaUI.org . Si se presenta un informe de cero salarios o sin salarios y posteriormente se solicita su reemplazo por un informe trimestral con registros salariales, el informe original se considerará insuficiente y se aplicará una multa por presentación tardía.
  • El incumplimiento de la presentación del informe trimestral dentro de la fecha límite resultará en una multa por presentación tardía. Esto aplica a todos los empleadores, independientemente de la tasa impositiva vigente o el tipo de cuenta. (Código de Iowa 96.14 (2))

Informar sobre sus empleados

  • Generalmente, los salarios a los efectos del seguro de desempleo se informan al estado en el que se realiza el trabajo.

  • Si un empleado trabaja exclusivamente en un estado, ese es el estado al que se declara el impuesto por desempleo.
  • Si un empleado trabaja en varios estados durante un trimestre calendario, se le reporta al estado donde se encuentra su base de operaciones. El lugar donde el empleado comienza y termina su trabajo regularmente es su base de operaciones.
  • Si un empleado se traslada de un lugar de trabajo a otro y no existe una base de operaciones, se debe informar al empleado al estado donde recibe su dirección y control.
  • Si el empleado no tiene base de operaciones o el lugar donde se dirigen y controlan los servicios no es el aplicable, el empleado deberá ser reportado al estado donde reside, siempre que preste algún servicio en dicho estado.
  • Si su empleado ha sido transferido permanentemente a Iowa desde otro estado, debe reportarlo al otro estado por los salarios pagados antes de la transferencia y a Iowa por los salarios pagados después. Si la transferencia ocurre a mediados de año, puede usar los salarios imponibles reportados al otro estado antes de la transferencia para determinar los salarios imponibles de Iowa después de la transferencia.
  • A partir del 1 de julio de 2025, no se permiten créditos salariales de otros estados.

Medidas a tomar al vender, transferir o discontinuar su negocio

En estas situaciones, los empleadores deben: