Unités employeuses

Table des matières

La loi sur la sécurité de l'emploi de l'Iowa (Code de l'Iowa 96.1A.14 « Définitions / Employeur ») définit une unité employeuse comme une personne (entrepreneur individuel) ou un type d'organisation qui emploie ou a employé une ou plusieurs personnes exerçant des fonctions dans l'Iowa. Les entités juridiques basées en Iowa, telles que les sociétés, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée, doivent être enregistrées auprès du Secrétariat d'État de l'Iowa (SOS). La raison sociale enregistrée auprès de l'IWD doit correspondre exactement à celle enregistrée auprès du SOS. L'IWD utilise le terme « Employeur » plutôt que « unité employeuse » afin de distinguer l'unité employeuse de l'unité déclarante pour décrire les responsabilités et les procédures liées à MyIowaUI et au compte SUTA de l'employeur. « Unité employeuse » et « Unité déclarante » ne sont pas des termes interchangeables et ne sont pas considérés comme synonymes.

Un employeur comprend tout :

  • Société (nationale ou étrangère) ou compagnie d'assurance
  • Société à responsabilité limitée
  • Propriétaire unique
  • Partenariat
  • Gouvernement de l'État ou local
  • Fiducie/succession
  • Séquestre ou syndic de faillite
  • Association

Responsabilités de l'employeur

Dans les 30 jours suivant le premier versement du salaire aux employés travaillant dans l'Iowa ou le rachat d'une entreprise existante, tous les employeurs doivent ouvrir un compte d'assurance chômage auprès de l'Iowa Workforce Development (IWD) sur myIowaUI.org . Grâce aux informations fournies, vous saurez si vous êtes un employeur assujetti et tenu de payer des cotisations d'assurance chômage (AC). Les employeurs hors de l'État doivent ouvrir un compte d'assurance chômage dès le versement du salaire à un employé travaillant dans l'Iowa.

MyIowaUI – Système de déclaration de revenus en ligne pour l'assurance-chômage de l'Iowa

myIowaUI.org est le système fiscal en ligne sécurisé de l'IWD permettant aux employeurs de gérer leurs comptes d'assurance-chômage. Ce système permet à un employeur ou à son mandataire tiers autorisé (TPA) de :

  • Enregistrer une nouvelle entreprise par voie électronique
  • Soumettre les rapports trimestriels par voie électronique
  • Calculer les salaires imposables et les cotisations dues
  • Planifier les paiements
  • Soumettre des ajustements de salaire
  • Afficher les informations historiques du compte
  • Afficher et mettre à jour les informations du compte
  • Recevoir et consulter la correspondance électronique
  • Attribuer un agent et des rôles (accès utilisateur employeur uniquement)
  • Un TPA doit utiliser son compte d'agent enregistré pour accéder au compte MyIowaUI de son client (employeur) et le gérer. Un agent ne doit en aucun cas se faire passer frauduleusement pour l'employeur ni accéder à MyIowaUI avec les identifiants de connexion de l'employeur. Ceci est considéré comme un accès non autorisé (vol d'identité) et une fausse déclaration à une agence gouvernementale. En cas de découverte, les identifiants de connexion de l'employeur et l'accès de l'agent seront révoqués sans préavis. L'accès ne sera rétabli qu'après confirmation écrite par IWD auprès de l'employeur que le tiers est autorisé à accéder à son compte.

MyIowaUI – Informations sur le compte employeur

Afin de protéger vos droits et d'éviter d'éventuelles pénalités et intérêts pour retard de déclaration, il est de la responsabilité de l'employeur de s'assurer que toutes les coordonnées professionnelles sont exactes et à jour. Un employeur ou un TPA autorisé peut mettre à jour les informations de son compte sur myIowaUI.org .

registres de paie

Si vous embauchez du personnel dans l'Iowa, il est de votre responsabilité, en tant qu'employeur, de tenir des registres de paie précis. Ces registres doivent indiquer le nombre total d'employés ainsi que les informations suivantes pour chacun :

  • Nom
  • Numéro de sécurité sociale
  • Jours et semaines calendaires travaillés
  • Gains pour chaque période d'emploi

Les employeurs sont tenus de conserver leurs registres pendant au moins cinq ans après l'année civile au cours de laquelle les salaires ont été versés. Si un employeur possède plusieurs sites physiques, les registres doivent être conservés par site.

Cotisation patronale et paie

  • Si l'entreprise est reconnue responsable, l'employeur doit soumettre un rapport trimestriel détaillé sur les salaires et effectuer un paiement électronique chaque trimestre. Le paiement doit être effectué avant la date d'échéance pour éviter toute pénalité et/ou intérêt de retard.
  • La déclaration trimestrielle est toujours requise même si vous n'avez pas d'emploi au cours d'un trimestre de déclaration spécifique.
  • Le rapport trimestriel a plusieurs fonctions :
  • Fournit un enregistrement des salaires que l'employeur a versés à chaque travailleur.

  • Les salaires versés sont essentiels pour déterminer l’admissibilité de chaque employé à l’assurance-chômage et pour calculer le montant de ses prestations hebdomadaires d’assurance-chômage.

  • Calcule le total des salaires et des salaires imposables versés au cours du trimestre.

  • Les salaires imposables versés constituent un facteur primordial pour déterminer le taux d'imposition annuel de l'assurance-chômage de l'employeur.

  • Soumettez électroniquement votre rapport sur plusieurs chantiers si vous déclarez les salaires par unité de déclaration.
  • Les employeurs peuvent corriger et/ou ajuster les lignes de salaire individuelles sur myIowaUI.org . Si un rapport de salaire nul ou inexistant est déposé et qu'il est ensuite demandé de le remplacer par un rapport trimestriel incluant les relevés de salaire, le rapport initial sera considéré comme insuffisant et une pénalité sera appliquée pour dépôt tardif.
  • Le défaut de dépôt d'une déclaration trimestrielle à la date limite entraînera une pénalité pour retard de dépôt. Cette pénalité s'applique à tous les employeurs, quels que soient leur taux d'imposition et leur type de compte. (Code de l'Iowa, article 96.14 (2))

Déclarer vos employés

  • En règle générale, les salaires aux fins de l’assurance-chômage sont déclarés à l’État dans lequel le travail est effectué.

  • Si un employé travaille exclusivement dans un État, c'est dans cet État que l'impôt sur le chômage est déclaré.
  • Si un employé travaille dans plusieurs États au cours d'un trimestre civil, il est déclaré dans l'État où se trouve son siège social. Le lieu de début et de fin de travail habituel d'un employé constitue son siège social.
  • Si un employé se déplace d'un chantier à un autre et qu'il n'y a pas de base d'opérations, l'employé doit être signalé à l'État où il reçoit sa direction et son contrôle.
  • Si l'employé n'a pas de base d'opérations ou si le lieu où les services sont dirigés et contrôlés n'est pas applicable, l'employé doit être signalé à l'État où il réside, à condition qu'il effectue un service dans cet État.
  • Si votre employé a été transféré définitivement dans l'Iowa depuis un autre État, vous devez déclarer les salaires versés avant le transfert à l'autre État et les salaires versés après le transfert à l'Iowa. Si le transfert a lieu en milieu d'année, vous pouvez utiliser les salaires imposables déclarés à l'autre État avant le transfert pour déterminer les salaires imposables dans l'Iowa après le transfert.
  • À compter du 1er juillet 2025, les crédits de salaire hors de l’État ne sont pas autorisés.

Mesures à prendre lors de la vente, du transfert ou de la cessation de votre entreprise

Dans ces situations, les employeurs doivent :